“Maar vergaderen zonder agenda is als campagne voeren zonder doelgroep. Zonde van de investering.”
Wie beslist eigenlijk dat we moeten vergaderen?
Ik stel deze vraag vaker hardop, en de antwoorden zijn vaak pijnlijk vaag:
- “Ja, dit overleg stond er al.”
- “We wilden even afstemmen.”
- “Ik dacht… laten we maar even samenkomen.”
Zelden is er iemand die zegt: “Ik ben verantwoordelijk voor dit overleg. Dit is het doel. Dit is de agenda. En dit zijn de verwachte uitkomsten.”
Dat gebrek aan eigenaarschap zie ik helaas niet alleen in vergaderingen, maar ook in de manier waarop we marketing en communicatie bedrijven. Grote plannen zonder strategie. Veel content zonder kernboodschap. Samenwerkingen zonder regie.
Wie zet de lijnen uit? Wie bepaalt het verhaal? Wie voelt zich eigenaar van het resultaat?
Vergaderen als ritueel in plaats van als middel
In veel organisaties is vergaderen een soort religie geworden. We doen het omdat we het altijd al deden. We voelen ons betrokken als we erbij zitten, ook als we niets zeggen. Maar betrokkenheid zonder verantwoordelijkheid is een hol begrip.
“Een vergadering zonder agenda is geen samenwerking, het is collectieve besluiteloosheid.”
En als marketeer of communicatiemanager heb je hier een sleutelrol in. Want jouw vak draait om regie nemen. Om verhalen structureren, om keuzes maken, kanalen selecteren, en timing bepalen. Dus waarom laten we het vergadercircus dan zo vaak uit de hand lopen?
De parallelsprong naar marketing
In marketing draait alles om focus. Je doelgroep is scherp gedefinieerd. Je boodschap is helder. Je timing is gepland. Je meet je resultaten. Waarom zouden we dat in onze interne samenwerking dan niet ook doen?
- Je zou toch nooit een campagne starten zonder doelstelling?
- Je zou toch nooit een persbericht uitsturen zonder kernboodschap?
- Je zou toch geen budget aanvragen zonder begroting?
Waarom dan wel vergaderen zonder agenda, doel en structuur?
Tijd voor professionele volwassenheid
Professionele organisaties verdienen professionele communicatie. Dat begint intern met structuur, met eigenaarschap, en met het lef om niet in te stemmen met een overleg waarvan niemand weet waar het over gaat.
Stop met praten om het praten. Begin met sturen, kiezen en verantwoordelijkheid nemen.
En ja, dat vraagt om andere vragen:
Kun je die vragen niet beantwoorden? Dan moet je durven zeggen: dit overleg gaat niet door.
Professioneel leiderschap in marketing en communicatie begint bij de basis, regie nemen.
Geen agenda? Geen overleg.Jij bent geen deelnemer. Jij bent regisseur. Gedraag je er ook naar.
